Seit dem im Februar 2013 verabschiedeten Patientenrechtegesetz unterliegen Ärzte einer rechtlich festgelegten Archivierungspflicht.

Patienten haben das Recht, ihre medizinischen Daten und Dokumente zu jeder Zeit einsehen zu dürfen. Dabei ist der Nachweis zu erbringen, dass nachträglich keine Änderungen an den abgelegten Dokumenten erfolgt sind.

Mit dem Archivierungstool von CGM MEDISTAR können Sie in CGM MEDISTAR erzeugte Dokumente revisionssicher und gerichtsverwertbar langfristig in MOVIESTAR archivieren.

MOVIESTAR wird direkt aus Ihrem CGM MEDISTAR heraus gestartet. Alle archivierten Dokumente sind mit >-Zeilen in den medizinischen Daten verknüpft und darüber jederzeit mit nur einem Klick aufrufbar.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Arztpraxen müssen sich wie alle Unternehmen bei ihrer Buchhaltung und vor allem bei der Datenhaltung und Rechnungsstellung an die Vorgaben des Bundesfinanzministeriums halten. Dabei sind verschiedene Grundsätze zu beachten. Besondere Bedeutung haben die 2015 in Kraft getretenen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD).

Grundsätzlich ist jeder Praxisbetreiber in vollem Maße dafür verantwortlich, sich über die bestehende Gesetzgebung und die daraus entstehenden Pflichten zu informieren - Steuerberater und Wirtschaftsprüfer stehen hier gern beratend zur Seite. Die wichtigsten Grundsätze sind in §238/239 des Handelsgesetzbuchs (HGB) benannt: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit. Um diesen Grundsätzen gerecht zu werden, ist durch die Praxis eine Dokumentation der finanz- und abrechnungsrelevanten Prozesse in Form von praxisindividuellen Verfahrensbeschreibungen zu erstellen, die schriftlich dokumentiert, mit vertretbarem Aufwand durch externe Experten nachvollziehbar und vollständig sein müssen.

Wir empfehlen allen Anwendern von CGM MEDISTAR, die GoBD-Konformität durch gut dokumentierte Verfahrensbeschreibungen, die Nutzung von ausreichend dokumentierten Tools, die Schulung aller Mitarbeiter und eine regelmäßige Prüfung der Einhaltung der Prozesse sicherzustellen. Dadurch kann im Fall einer Steuerprüfung der Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben vereinfacht werden. Eine wichtige Voraussetzung ist beispielsweise das Vorhandensein eines Nutzerkontos für jeden einzelnen Nutzer in Ihrer Praxis, um die Veränderung von Dokumenten und Datenelementen nachweislich einer Person zuordnen zu können.