Patientenstammdaten

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In den Patientenstammdaten finden Sie alle Informationen zu dem Patienten, wie z. B. Adresse, Name, Telefonnummer usw. Sie gelangen in die Patientenstammdaten automatisch nach der Neuanlage des Patienten (manuell oder über die Chipkarte) oder Sie können sie zum Ändern aufrufen (Kommando AP).

Register Allgemein

Bereich Patient

Feldname	Bedeutung/Eingabe
Name, Vorname	Tragen Sie die entsprechenden Angaben ein. In diesen Feldern werden die Anfangsbuchstaben automatisch großgeschrieben.
Geburtsdatum	Bei der Eingabe des Geburtsdatums (8-stellig) setzt das Programm die Punkte selbst (z. B. wird aus der Eingabe 10051972 automatisch 10.05.1972).
Geschlecht	Die Auswahl erfolgt über die Auswahlliste oder durch Eingabe eines Kürzels (z. B. w (weiblich), m (männlich) oder d (divers). Auf der eGK ist das Geschlecht kartenseitig gespeichert. Die Angabe ist wichtig für die Verordnung von Medikamenten, Eintragungen von Leistungsziffern oder die automatische Anrede in der Textverarbeitung.
Zusatz	Tragen Sie hier Namenszusätze, wie "Freiherr von", "Baronin" etc. ein (siehe Zu- und Vorsatzworte).
Titel	Der Titel des Patienten, z. B. „Dr. med.“.
Vorsatzwort	Für den Namen des Patienten kann zusätzlich zu Titel und Zusatz auch ein Vorsatzwort erfasst werden. Vorsatzworte gehören zum Nachnamen, nicht zum Familiennamen. Ein „Klaus von der Burg“ trägt den Nachnamen „Burg“, „von der“ sind Vorsatzworte, siehe Zu- und Vorsatzworte
LKZ	Ausländische Postleitzahlen müssen mit einem entsprechenden Länderkürzel gekennzeichnet werden. Nach Eingabe eines Buchstabens – Name des Landes oder Länderkennung - werden die Länderkennungen vorgeschlagen.
PLZ	Postleitzahl des Patienten. Wird diese hier eingetragen, wird der Ort automatisch ergänzt.
Ort	Wohnort des Patienten
BL	Optional können Sie hier das Bundesland angeben, in dem der Patient seinen Wohnsitz hat. Dies ist bisher lediglich eine interne Information.
Straße Hausnummer	Wenn Sie den Wohnort des Patienten eingegeben haben und hier die ersten Buchstaben des Straßennamens eingeben, erhalten Sie Vorschläge, die Sie übernehmen können. bzw. kopiert die Adressdaten des Patienten in die Zwischenablage. Von dort aus können Sie sie in eine beliebige Karten- und Routenplanungssoftware einfügen, in der Regel über einen rechten Mausklick in der Adress-Suchzeile der jeweiligen Anwendung und anschließende Auswahl von Einfügen (oder mit <Strg> + V).
Adresszusatz	Hier kann ein Adresszusatz eingetragen werden, wie z. B. "3. OG Whg. re."
	Hinweis: Es wird immer die Adresse von der eGK auf die Formulare gedruckt, auch wenn in den Patientenstammdaten eine andere Adresse angegeben ist. Es handelt sich dabei um eine Vorgabe der KBV.
Telefon 1 bis 3	Telefonnummern des Patienten. Hier können Sie bei Bedarf angeben, ob es sich um eine private, dienstliche oder mobile Telefonnummer handelt. Über das Symbol hinter den Feldern Telefon 1 bis 3 kann bei aktivierter Tapi-Anbindung direkt die angegebene Rufnummer gewählt werden. Tragen Sie dazu in den Telefoneinstellungen den Wahlpräfix für ausgehende Anfrufe ein.
Fax	Faxnummer des Patienten
E-Mail	E-Mail-Adresse des Patienten
Bemerkung	Eine beliebige Bemerkung zum Patienten. Auf dieses Feld können Sie bei Bedarf über die Patientenliste (Analyse) zugreifen. Der Eintrag erscheint auch in der Basisinfo des Patienten.
Patientennummer	Die beim Erfassen des Patienten automatisch vergebene Patientennummer wird hier angezeigt und kann nicht editiert werden.
Stammpraxis	In einer PGI können Sie hier wählen, in welcher Praxis der Patient vorrangig behandelt wird.
Patient seit	Dieses Feld wird beim Anlegen des Patienten automatisch mit dem Tagesdatum gefüllt, kann aber an dieser Stelle editiert werden. Wurde der Patient nach dem Einlesen der Versichertenkarte automatisch angelegt, dann entspricht dieses Datum dem Einlesedatum der eGK.
Behandelnder Arzt	Gemeinschaftspraxen können hier den behandelnden Arzt auswählen. Dies ist nur möglich, wenn Sie mit Arztkennzeichen arbeiten.
Info an	Über die Eingabe eines Kürzels können Sie auf die Arztadressendatei zugreifen und einen Arzt oder eine Praxis auswählen, der/die grundsätzlich über diesen Patienten informiert werden soll. Hier steht Ihnen auch ein Suchdialog zur Verfügung. Auf diesen Arzt oder diese Praxis kann in der Brieftextverarbeitung mit den entsprechenden Kürzeln zugegriffen werden (siehe Suchschlüssel der Brieftextverarbeitung). Das angezeigte Kürzel kann über Service/Wartung in allen Patientendaten automatisch geändert werden.
Beruf	Beruf des Patienten. Die Angabe erscheint auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (60 Zeichen).
Arbeitgeber	Arbeitgeber des Patienten

Bereich Kostenträger

Hier können Sie dem Patienten eine Kasse zuordnen. Beim Einlesen einer eGK geschieht dies automatisch.

Sie können eine Krankenkasse über den [Kassenindex], das Institutionskennzeichen (IK) oder einen Suchbegriff (Schlüssel) aus der Kassendatei wählen. (Die Schaltfläche [PKV-Index] zur Auswahl von Privatkassen bzw. einer Kasse für IGeL-Leistungen oder Selbstzahler ist hier beschrieben.)

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, die Kasse generell über den Kassenindex zu wählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche [Kassenindex], werden Ihnen alle Krankenkassen aufgelistet:

Tipp: Sie können in das Feld Suche einfach den Namen der Krankenkasse eingeben (z. B. AOK), um die Liste nach Krankenkassennamen zu sortieren. Alternativ können Sie einen Bindestrich (–) eingeben und dahinter den Namen des Ortes, in dem die Krankenkasse ansässig ist.

Klicken Sie die gewünschte Kassen an und dann auf [Übernehmen].

Sonstige Kostenträger finden

Es gibt auch Patienten, die über keine Krankenkasse, sondern die Dienstelle selber versichert sind. Diese können Sie im Kassenindex durch entsprechende Eingaben in das Feld Suche finden, z. B.:

Polizei (Suche nach POL)
Feuerwehr (Suche nach FW)
Bundeswehr (Suche nach BW)
Sozialamt usw.

Wenn die entsprechende Stelle nicht gefunden wird, können Sie auch über den Ort suchen, z. B. -Hannover FW.

Alternativ können Sie die IK-Nummer in das Feld IK eingeben, indem Sie die Nummer vom Schein mit 10 und Nullen von vorne auffüllen, z. B. 100004801 .

Kostenträger SADT-Kennziffer = Abrechnung von Leistungen nach dem Schwangeren- und Familienhilfeänderungsgesetz (SFHÄndG) in den Bereichen der KV Nordrhein und Westfalen-Lippe. Leistungen werden extra abgerechnet und separat übermittelt.

IK: Wenn Ihnen die IK-Nummer der Krankenkasse bekannt ist, können Sie diese in das Feld IK eintragen und mit dem GO-Button bestätigen.

Nachdem Sie über eine der beiden oben beschriebenen Möglichkeiten eine Krankenkasse ausgewählt haben, öffnet sich ein Fenster, in dem die gesuchte Kasse mit den verschiedenen Untergruppen angezeigt wird. Wählen Sie hier ggf. die zutreffende Untergruppe aus.

Bedeutung der Untergruppen

UG01 = Sozialversicherungsabkommen SVA
UG02 = Bundesversorgungsgesetz BVG, z. B. KOV (Kriegsopferversorg.)
UG03 = Bundesentschädigungsgesetz BEG
UG04 = Grenzgänger GG
UG05 = Rheinschiffer RHS
UG06 = Sozialämter SHT
UG07 = Bundesvertriebenengesetz BVFG z. B. für Spätaussiedler
UG08 = Asylstellen AS
UG09 = Schwangerschaftsabbrüche

Als dritte Möglichkeit zur Auswahl einer Krankenkasse können Sie im Feld Schlüssel direkt einen Suchbegriff aus der Kassendatei eintragen. Dies ist z. B. für den Eintrag von selbst erfassten Privatkassen notwendig.

Tipp: Um Fehler bei der Kassenabrechnung zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, die Krankenkasse grundsätzlich über den Kassenindex auszuwählen.

Privatkassen/Kasse für IGeL-Leistungen oder Selbstzahler

Klicken Sie bei der Erfassung von Privatpatienten auf [PKV-Index], um die Privatkasse des Patienten auszuwählen.

Es öffnet sich der Dialog PKV-Index:

Für IGeL-Leistungen, die bei Kassenpatienten über eine Privatliquidation abgerechnet werden, steht die Kasse Kassenpatient - Privatliquidation - IGeL zur Verfügung.

Für Patienten, die die erbrachten Leistungen komplett selbst bezahlen, wählen Sie die Kasse Kassenpatient - Selbstzahler.

Sie können hier außerdem den Tarif des Patienten (Basistarif, Normaltarif) wählen. Hat der Patient einen abweichenden Tarif (Sondertarif), so können Sie über die Option Andere auf alle Kassen der Kassendatei zugreifen und die Steigerungssätze daraus übernehmen.

Tipp: Die so ausgewählten Privatkassen finden Sie in der Kassendatei mit den Schlüsseln _prb_ (Basistarif) und _prn_ (Normaltarif). Hier können Sie bei Bedarf auch die Steigerungssätze an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Hinweis: Sie können auch im Feld Schlüssel direkt einen Suchbegriff aus der Kassendatei eintragen. Dies ist z. B. für den Eintrag von selbst erfassten Privatkassen notwendig.

VersNr: Bei der Erfassung über die Funktion EP (Eingabe Patient) braucht die Versicherungsnummer nicht zwingend angegeben zu werden, da diese Nummer bei der späteren Registrierung der eGK automatisch eingelesen wird.

Status: Geben Sie hier eines der folgenden Kürzel ein oder wählen Sie es aus der Auswahlliste aus:

M = Mitglied
F = Familienmitglied
R = Rentner
RF = Rentner Familienmitglied
PM = Privates Mitglied
PF = Privat Familienversichert

Bereich Rezeptvermerk/Zuzahlungsbefreiung

Wählen Sie hier den Rezeptvermerk anhand der Angabe auf der Krankenversichertenkarte aus. Beim Einlesen der Versichertenkarte wird dieser bereits übernommen.

Hinweis: Der Service CGM CARDTRUST hilft, Chipkartenmissbrauch festzustellen: Wird beim Ausstellen eines Rezepts festgestellt, dass der in den Patientendaten eingetragene Rezeptvermerk nicht mit den Daten der Krankenkasse übereinstimmt (also lt. Krankenkasse keine Gebührenbefreiung vorliegt), erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie können dann ggf. bei der Krankenkasse nachfragen oder die Gebührenbefreiung ablehnen oder akzeptieren.

Befreiung bis: Tragen Sie hier das Datum ein, bis zu dem der Patient von der Zuzahlung befreit ist.

Je nach Status des Patienten wird die Eingabe G oder F in eine Ziffer umgewandelt, die später automatisch auf das Rezept gedruckt wird.

Wenn die Befreiung abgelaufen ist, wird dies in der Basisinfo in Rot dargestellt:

Tipp: Mit einem Klick darauf gelangen Sie direkt in die Patientenstammdaten, um ggf. eine neue Zuzahlungsbefreiung einzutragen.

Bereich Versichertenkarte

Die auf der eGK gespeicherten Informationen für Wohnortprinzip, Teilnahme DMP und besondere Personengruppe können im Rahmen des Ersatzverfahrens auch manuell erfasst werden.

Im Bereich Versichertenkarte wird angezeigt, ob bereits eine eGK eingelesen wurden und für welche Quartale.

Über [Details] (nur aktiv, wenn die eGK eingelesen wurde) können Sie sich weitere Informationen zur eGK ansehen, wie z. B. Versichertennummer, Einlesedatum usw. Die Details der eGK sind gesondert beschrieben.

Über [eGK Historie] können Sie alle in der Vergangenheit eingelesenen Chipkarten ansehen. Die Schaltfläche wird aktiviert, sobald mehr als vier Karten eingelesen wurden.

Achtung: Das Löschen der Daten einzelner hinterlegter Chipkarten ist nicht möglich. Ein Klick auf [Löschen] löscht alle hinterlegten Daten.

Mit [Löschen] entfernen Sie die hinterlegten Chipkartendaten. Es ist dann erforderlich, einen Abrechnungsschein auszufüllen (Ersatzverfahren).

Ist die eGK defekt, können Sie über [Erfassen] die Daten der Karte nachtragen. Dies ersetzt aber nicht das Einlesen der Karte – es ist also trotzdem erforderlich, einen Abrechnungsschein auszufüllen (Ersatzverfahren).

Hinweis: Mit dem Asylverfahrensbeschleunigungsgesetz hat der Gesetzgeber im § 264 SGB V die Ausgabe von elektronischen Gesundheitskarten (eGK) an Empfänger von Gesundheitsleistungen nach den §§ 4 und 6 AsylbLG (Anspruchsberechtigte mit weniger als 15 Monaten Aufenthaltsdauer) vorgeschrieben, wenn die Kommunen dies wünschen. Dieser Personenkreis ist auf dem Speicherchip der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) entsprechend zu kennzeichnen. Ab dem 1. Januar 2016 können deshalb von den Krankenkassen eGKs mit der Besonderen Personengruppe „9“ für diese Anspruchsberechtigten ausgegeben werden.

Tipp: Leistungsberechtigte Patienten nach Paragraph 4 (Personengruppe 9) haben oftmals eine Zuzahlungsbefreiung. Wenn Sie einen solchen Patienten anlegen, weist Sie ein neuer Hinweis auf diesen Umstand hin. Sie haben dann die Möglichkeit, den Patienten nach einer vorliegenden Befreiung zu befragen.

Register Erweitert

In diesem Register wird z. B. die Adresse des Rechnungsempfängers bzw. Versicherten bei Familienversicherten erfasst. Auch kann eine Postfachadresse eingetragen werden.

Feldname	Bedeutung/Eingabe
Bereich Sonstiges:
Entfernung Praxis/Wohnort km	Geben Sie die einfache Entfernung zwischen Praxis und Wohnung des Patienten in km ein. Die Umrechnung erfolgt bei Ersatzkassen für die Abrechnung automatisch. Für den RVO-Bereich erscheint der Eintrag als DKM-Angabe. Falls Sie keine Kilometer eintragen wollen, lassen Sie das Feld frei. Da Kilometerangaben von den einzelnen KVen z.T. sehr unterschiedlich behandelt werden, sollten Sie ggf. Ihren Vertriebs- und Servicepartner zu Rate ziehen.
Geburtsname	Tragen Sie hier den Geburtsnamen des Patienten ein.
Geburtsort	Tragen Sie hier den Geburtsort des Patienten ein.
Staatsangehörigkeit	Hier haben Sie die Möglichkeit, die Nationalität des Patienten einzutragen. Tipp: Über Parameter in der Patientenliste ("nat=") können diese Informationen für Listen oder Sofortprüfungen ausgewertet werden.
Patient verstorben am	Ist der Patient verstorben, können Sie hier das Todesdatum eintragen.
Blutgruppe	Über das Auswahlmenü wählen Sie die Blutgruppe des Patienten. Nutzen Sie die zentrale Benutzerverwaltung, wird angezeigt, welcher Benutzer die Blutgruppe eingetragen hat.

Bereich Status:	Über die Option VIP können Sie einen Patienten als VIP kennzeichnen. Tipp: Über Parameter in der Patientenliste (Todesdatum und VIP) können diese Informationen für Listen oder Sofortprüfungen ausgewertet werden.

Bereich Accu-Check-Geräte:	Wenn der Patient ein Accu-Chek Gerät besitzt und dieses bei dem Patienten eingelesen wurde, erscheinen hier die eingelesenen Seriennummern der Geräte. Mit der Schaltfläche [Einstellungen] gelangen Sie in die patientenbezogenen Accu-Chek Einstellungen. Hinweis: Dieser Bereich erscheint nur, wenn bei Ihnen Accu-Chek freigeschaltet ist.

Bereich Online-Bonitätsprüfung:	Mit der Online-Bonitätsprüfung können Sie vorab die Zahlungsfähigkeit Ihres Patienten überprüfen. Hierbei wird auf die qualifizierten Daten des Bürgel Wirtschaftsinformationsdienstes zugegriffen. Sie müssen zunächst Ihre telemed-Benutzerdaten (Benutzer und Passwort) eingeben. Ein Klick auf [Online-Bonitätsprüfung] startet die Onlineprüfung. Das Ergebnis wird in dem entsprechenden Feld angezeigt. Achtung! Gemäß DSGVO ist die Praxis verpflichtet, dem Patienten eine Einwilligungserklärung vor dem Start jeder Bonitätsprüfung vorzulegen und die ausgefüllten Einwilligungserklärungen als Nachweisdokumente aufzubewahren.

Register Weitere Adressen

Hier haben Sie die Möglichkeit, alternative Adressen einzutragen oder einen gesetzlichen Vertreter zu erfassen.


Feldname	Bedeutung/Eingabe
Bereich Postfachadresse Patient:
Postfachnummer	Tragen Sie hier die Postfachnummer des Patienten ein.
LKZ PLZ Ort	Anlehnend an die Beschreibung oben erfassen Sie hier LKZ, Postleitzahl und Ort.
Bereich Versicherter/gesetzlicher Vertreter:
Name, Vorname, Geburtsdatum	Tragen Sie hier die entsprechenden Angaben für den Hauptversicherten oder des gesetzlichen Vertreters ein.
Geschlecht	Geschlecht des Hauptversicherten oder des gesetzlichen Vertreters
Zusatz	Tragen Sie hier Namenszusätze, wie „Freiherr“ oder „von“ ein.
Titel	Der Titel des Patienten, z. B. „Dr. med.“.
Institution	Tragen Sie hier ggf. den Namen eines Seniorenheims oder einer Versicherung ein.
LKZ	Ausländische Postleitzahlen müssen mit einem entsprechenden Länderkürzel in Großbuchstaben gekennzeichnet werden. Sie erhalten eine Auswahlliste, aus welcher Sie das passende Kennzeichen auswählen können. Wurde hier ein D oder nichts eingetragen, wird weiterhin eine 5-stellige Postleitzahl akzeptiert. Andernfalls kann eine PLZ von maximal 10 Stellen eingetragen werden.
PLZ	Postleitzahl des Patienten oder des gesetzlichen Vertreters. Wird diese hier eingetragen, wird der Ort automatisch ergänzt.
Ort	Wohnort des Patienten oder des gesetzlichen Vertreters.
Straße	Bei Eingabe einer Straße wird auf die Ortedatei zurückgegriffen und automatisch eine Auswahl anhand der eingegebenen Buchstaben angezeigt.
Adresszusatz	Hier kann ein Adresszusatz, wie 3. OG eingetragen werden.
Patient ist	Aus dem Auswahlmenü kann man auswählen, in welchem Verhältnis der Patient zum Hauptversicherten oder gesetzlichen Vertreter steht.
Bereich Alternative Rechnungsadresse	Geben Sie hier ggf. eine alternative Rechnungsadresse an.
Bereich Adresse für Rechnungserstellung innerhalb Privatliquidation	Wählen Sie aus den einzelnen Optionen aus, an welche Anschrift die Privatliquidation geschickt werden soll.

Register Genehmigungen/DSGVO

Feldname	Bedeutung/Eingabe
Zustimmung zum Erfassen des Patientenbildes	Hier können Sie dokumentieren, ob der Patient dem Erfassen des Patientenbildes zugestimmt hat oder es abgelehnt hat.
[Patientenbild erfassen]	Liegt die Zustimmung vor, können Sie über diese Schaltfläche ein Patientenbild zu dem Patienten erfassen. Weitere Informationen finden Sie hier: Patientenbild aufnehmen.
Zustimmung zum teamübergreifenden Datenzugriff	Hier können Sie dokumentieren, ob der Patient dem teamübergreifenden Datenzugriff zugestimmt hat oder er diesen abgelehnt hat.
Weitere Genehmigungen	Hier finden Sie ggf. weitere erteilte Genehmigungen, z. B. für die Datenübermittlung beim Versenden von E-Formularen.
EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)	Löschauftrag erteilt am: Hier tragen Sie das Datum ein, zu dem der Patient die Löschung seiner Daten wünscht. Falls der Löschung der Daten gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, gilt ab diesem Datum eine Einschränkung bei der Verarbeitung der Daten.

Register Datenabgleich

Abbildung der Patientenstammdaten vor einem Kassenwechsel

Mit einem Klick auf [OK] wird der Patient neu angelegt. Mit [Abbrechen] schließen Sie das Fenster, ohne die Änderungen / Eingaben zu speichern.

Anschließend gelangen Sie in die Krankenscheinabgabe, wo Sie einen Krankenschein für das Quartal erfassen können.